행정실무 '문서작성의 원칙'을 알아보자

사무, 행정의 기본은 문서작성입니다.

나를 포함하여 많은 사람이 포스팅을 보고 문서작성을 하는데 참고가 되면 좋겠습니다.

「문서작성의 원칙」

1) 문서는 간단·명료해야 한다

 ▶ 누가 읽어도 쉽게 이해할 수 있는 내용으로 문서가 작성되어야 한다는 것이다.

 ▶ 작성된 문서의 내용이 해석에 따라 그 의미가 달리지지 않도록 하여야 하며,

 ▶ 간결하고 명확한 의사전달이 될 수 있도록 하여야 한다.

2) 문서는 결론이 먼저다

 ▶ 사무문서는 다른 문서와 달리 결론이 먼저 나온다.

 ▶ 문서형태는 전달하고자 하는 내용을 먼저 나오는 결기승(結起承)의 형태이다.

3) 주어·술어의 관계가 명확한 짧은 문장이어야 한다

 ▶ 다른 사람이 읽게 하기 위한 것이므로 읽기 편하고 내용의 이해가 쉽도록 써야 한 다.

 ▶ 짧은 문장으로서 일반적으로 15자에서 40자 이내의 문장 작성.

4) 문서작성자는 조직의 대변자이다

 ▶ 문서를 작성하는 담당자는 대부분이 관련 업무 실무자들이다. 

5) 문서의 작성요령

 ▶ 문장은 짧고, 간결하게 작성하도록 한다.

 ▶ 문서의미 전달에 문제가 없다면 끊을 수 있는 부분은 끊어서 문장을 짧게 만든다.

 ▶ 문장표현에서 되도록 기교를 피하고 실질적인 내용을 담을 수 있도록 한다.

 ▶ 우회적인 표현이나 현혹적인 문구는 되도록 쓰지 않도록 하여야 한다.

 ▶ 문장은 긍정문의 형식으로 써야 한다. 부정문, 의문문은 피하도록 한다.

 ▶ 적절하게 내용에 따라 행과 단락을 나누어 문서가 난잡하게 보이지 않도록 한다.

 ▶ 문서의 내용를 일목요연하게 파악할 수 있도록 간단한 표제를 붙인다.

 ▶ 문서의 주요한 내용을(결론) 먼저 쓰도록 한다.

6) 문서작성시의 주의사항

 ▶ 문서는 육하원칙에 의해서 써야 한다.

 ▶ 문서는 그 작성시기가 중요하다.

 ▶ 문서는 한 사안을 한 장의 용지에 작성해야 한다.

 ▶ 문서작성 후 반드시 다시 한 번 내용을 검토해야 한다.

 ▶ 문서의 첨부자료는 반드시 필요한 자료 외에는 첨부하지 않도록 한다.

 ▶ 문서내용 중 금액, 수량, 일자 등의 기재에 정확성을 기하여야 한다.

 ▶ 문장표현은 작성자의 성의가 담기도록 경어나 단어사용에 세심한 신경을 써야 한다.