공문서 작성 방법, 쉽고 편한 공문서 작성법을 익혀보자!

공문서 작성 방법, 쉽고 편한 공문서 작성법을 익혀보자!

2017년 10월~11월 경 정부가 국민행복 제안을 받아들여 공문서 작성을 쉽고 편하게 개선하였습니다.

이전에는 공문서 작성 시 본문 시작을 제목의 첫 글자와 같은 위치부터 시작함에 따라 시작점을 찾기 어렵고, 불필요한 여백으로 인한 낭비가 발생한다는 국민 제안에 따라 기안문서를 왼쪽 처음부터 띄어쓰기 없이 바로 시작하도록 개선되었습니다.

모든 행정기관(중앙행정기관 및 그 소속기관, 지방자치단체의 기관, 군기관)은 2017년 11월 1일부터 바뀐 문서 작성법을 시행하고 있어 행정기관의 업무효율이 커지고 종이낭비를 방지하고 있습니다.

1. 개선 사항

▷ 문서 작성을 왼쪽 처음부터 시작하도록 행정업무운영편람 개정·시행

2. 항목의 표시

▷ 문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있으면 다음 구분에 따라 그 항목을 순서대로 표시하되, 필요한 경우에는 □, ○, ―, ∙ 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다(규칙 제2조제1항). 

3. 표시 위치와 띄우기

1) 첫째 항목기호는 왼쪽 처음부터 띄어쓰기 없이 바로 시작한다.

2) 둘째 항목부터는 상위 항목 위치에서 오른쪽으로 2탔기 옮겨 시작한다.

3) 항목이 한줄 이상인 경우에는 항목 내용의 첫 글자에 맞추어 정렬한다.(예시: Shift+Tap 키 사용)

4) 항목기호와 그 항목의 내용 사이에는 1타를 띄운다.

5) 하나의 항목만 있는 경우에는 항목기호를 부여하지 아니한다.

4. 문서 작성의 일반원칙(행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정)

① 문서는 「국어기본법」 제3조제3호에 따른 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자나 그 밖의 외국어를 함께 적을 수 있으며, 특별한 사유가 없으면 가로로 쓴다. 

② 문서의 내용은 간결하고 명확하게 표현하고 일반화되지 않은 약어와 전문용어 등의 사용을 피하여 이해하기 쉽게 작성하여야 한다.

③ 문서에는 음성정보나 영상정보 등이 수록되거나 연계된 바코드 등을 표기할 수 있다.

④ 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 없으면 아라비아 숫자를 쓴다.

⑤ 문서에 쓰는 날짜는 숫자로 표기하되, 연·월·일의 글자는 생략하고 그 자리에 마침표를 찍어 표시하며, 시·분은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시·분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유가 있으면 다른 방법으로 표시할 수 있다.

⑥ 문서 작성에 사용하는 용지는 특별한 사유가 없으면 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터의 직사각형 용지로 한다.

⑦ 제1항부터 제6항까지에서 규정한 사항 외에 문서 작성에 필요한 사항은 행정안전부령으로 정한다.

5. 공문서 작성의 일반원칙(행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 시행규칙)

① 공문서(이하 "문서"라 한다)의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있으면 그 항목을 순서(항목 구분이 숫자인 경우에는 오름차순, 한글인 경우에는 가나다순을 말한다)대로 표시하되, 상위 항목부터 하위 항목까지 1., 가., 1), 가), (1), (가), ⓛ, ㉮의 형태로 표시한다. 다만, 필요한 경우에는 □, ○, -, ㆍ 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.

② 문서에 금액을 표시할 때에는 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」(이하 "영"이라 한다) 제7조제4항에 따라 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 적어야 한다.

(예시) 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원)

공문서는 공문서 작성 지침에 따라 쓰는 것이 가장 바람직합니다.

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